La solution aux contraintes et surcharges du secrétariat au quotidien

Comment accéder au service de transcription médicale de Voicepoint

Avec le développement important du secteur ambulatoire et l’augmentation de la charge administrative, le volume de dictées et de tâches de transcription à l’Hôpital de Schwytz n’a cessé d’augmenter. Parfois, les médecins prenaient eux-mêmes en charge, directement dans le processus, de petites tâches de transcription – mais ce n’était pas encore la solution idéale pour gagner en efficacité. En effet, à l’Hôpital de Schwytz, le principe est clair : le corps médical doit être libéré des tâches administratives afin de pouvoir se concentrer pleinement sur les soins aux patientes et aux patients. Au début, le secrétariat parvenait encore à  absorber cette charge supplémentaire grâce à des réorganisations internes. Mais les pénuries récurrentes de personnel ont entraîné des retards de plus en plus fréquents, et l’augmentation continue du volume de transcription ne pouvait plus être gérée dans les délais impartis. Des postes supplémentaires auraient été nécessaires, impliquant recrutement, formation et infrastructure supplémentaire.

La solution : un service de transcription médicale externe. Il permet un allègement rapide sans longs délais, réduit les besoins en ressources internes et libère du temps pour l’essentiel : le bien-être des patientes et des patients.

En cherchant un service de transcription externe, plusieurs prestataires ont été évalués et leurs offres comparées. Cependant, la collaboration avec le premier partenaire choisi n’a pas permis d’obtenir le soulagement espéré. Ce n’est qu’avec le service de transcription médicale de Voicepoint que la situation a réellement changé. Malgré un scepticisme initial, un deuxième essai a été lancé – et le résultat a été plus que positif : des processus parfaitement fluides, un allègement rapide des tâches et un gain en efficacité tangible pour l’ensemble de l’équipe.

« Notre expérience montre que le prix à lui seul ne détermine pas le rapport coût-bénéfice. Voicepoint nous impressionne par ses conditions équitables et ses performances exceptionnelles – un véritable atout pour nous. » – Chiara Schelbert, co-responsable du secrétariat médical chirurgie

Introduction et retour d’expérience

La collaboration avec Voicepoint a débuté de manière extrêmement simple. Dès notre première conversation, Mme Schelbert s’est sentie comprise et a su immédiatement que l’équipe allait enfin être soulagée. Les instructions ont été mises en œuvre efficacement dès les premiers jours, et la charge de travail administrative a été considérablement allégée – le tout avec une communication fluide et de grande qualité. L’accompagnement personnalisé a été particulièrement impressionnant : toutes les demandes, de la mise en page aux exigences spécifiques, ont précisément été respectées. Bianca Kistler, Responsable du service de transcription médicale, explique le secret de cette réussite : « Pour chaque client, nous tenons un registre de toutes leurs préférences, régulièrement mis à jour. Cela garantit une qualité élevée et constante, quelle que soit la collaboratrice qui rédige les rapports. »

« Toute notre équipe a immédiatement ressenti un grand soulagement en choisissant le service de transcription médicale de Voicepoint. Enfin, nous avions un prestataire qui connaissait notre système d’information hospitalier, comprenait nos besoins et fournissait des rapports de haute qualité de manière fiable – un soulagement qui a durablement amélioré notre travail quotidien. » – Chiara Schelbert, co-responsable du secrétariat médical chirurgie

La différence au quotidien

Le service de transcription médicale de Voicepoint a considérablement changé la journée de travail : Le secrétariat peut se concentrer sur la prise en charge directe des patientes et des patients ainsi que sur les tâches organisationnelles, et ne transcrit que lorsque sa disponibilité le permet. Le flux de transcription reste ininterrompu et les médecins reçoivent leurs rapports de manière fiable, précise et dans les délais impartis.

Chaque jour, l’équipe profite d’un véritable soulagement : les tâches s’enchaînent plus facilement, les interruptions se font rares et chacun sait qu’avec Voicepoint, il peut compter sur un soutien concret. Un véritable atout pour l’efficacité et le bien-être au travail.

« Notre équipe sait exactement qui transcrit pour nous – ce n’est pas simplement « Voicepoint ». Les contacts personnels et la flexibilité du service de transcription médicale sont vraiment formidables pour la collaboration. » – Martina Waser, co-responsable du secrétariat médical chirurgie

Conclusion et recommandation

Le service de transcription médicale de Voicepoint s’est révélé un atout indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’hôpital. Il allège considérablement la charge de travail du personnel de secrétariat, la qualité des rapports est remarquable, les processus sont fluides et la collaboration est simple et fiable. Une recommandation fondée sur l’expérience : Voicepoint garantit efficacité, sécurité et un gain de temps précieux.

« Avec Voicepoint, nos souhaits et nos préoccupations sont prioritaires. Ils font preuve d’une grande proactivité et ne se contentent pas d’exécuter. La collaboration est flexible, fiable et je la recommande vivement. » – Martina Waser, co-responsable du secrétariat médical chirurgie