Optimierung der klinischen Dokumenten­verwaltungs­prozesse mit Sprach­erkennung

Das Hôpital Riviera-Chablais entscheidet sich für die neueste neuronale Spracherkennungstechnologie von Dragon Medical One.

Im November 2019 öffnete das Hôpital Riviera-Chablais, Waadt-Wallis (HRC) seine Türen. Es handelt sich um eine interkantonale Einrichtung, die sich um die Gesundheit der Bevölkerung der Rivera und des Chablais in den Bereichen Akutpflege, Geriatrie und Rehabilitation kümmert. Sie ist das Ergebnis einer Vereinbarung, die 2009 von den Kantonen Waadt und Wallis verabschiedet wurde.

Der Standort für die Akutpflege befindet sich seit Herbst 2019 in Rennaz. Dort wird auch rund um die Uhr Notfälle versorgt. Die geriatrischen und rehabilitativen Leistungen des HRC werden in Monthey und im Spital Vevey Providence erbracht. Das Pôle Physio-Ergo in Aigle bietet verschiedene Behandlungen an. Zwei medizinisch-chirurgische und traumatologische Bereitschaftsdienste in Monthey und Vevey Providence ergänzen das Angebot.

Das HRC wird nach einem Governance-Modell geführt, das einen Verwaltungsrat und eine Generaldirektion umfasst. Die Verantwortlichen und alle Mitarbeitenden sind bestrebt, Dienstleistungen und Leistungen von hoher Qualität zu erbringen. Das HRC beschäftigt fast 2’500 Mitarbeitende an drei Standorten. Es wird alles getan, um die bestmögliche Versorgung jeder einzelnen Patientin und jedes einzelnen Patienten zu gewährleisten. Zu diesem Zweck legt das Krankenhaus besonderen Wert auf die Aufnahme, das Zuhören und den Dialog mit dem Patienten oder der Patientin und den Angehörigen.

Ziel des Projekts

Ein herkömmliches digitales Diktiersystem war bei der HRC bereits seit mehreren Jahren im Einsatz. Im Jahr 2022 führte das Bestreben, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern, dazu, dass sich das Unternehmen für die Spracherkennungslösung Dragon Medical One interessierte. Das ärztliche Team wollte die Zeit für den Versand von Dokumenten, insbesondere von ambulanten Berichten, reduzieren, und es wurde ein gewisser Komfort für die Assistenzärzte und Assistenzärztinnen angestrebt, die keine digitale Diktierlösung hatten und die Berichte noch über die Tastatur eingeben mussten. Vor diesem Hintergrund begannen die ersten Tests mit Dragon Medical Direct (DMD) in der Neurologie.

Einführung der Dragon-Lösung

Der Einsatz der Spracherkennung war ein grosser Erfolg, und die Lösung wurde schrittweise in verschiedenen Abteilungen eingeführt, darunter Orthopädie, Innere Medizin, Intensivmedizin, Geriatrisches Rehabilitationszentrum, Notaufnahme sowie Pädiatrie, Chirurgie und Gastroenterologie.

«Mit dem Ziel, unsere Verwaltungsprozesse deutlich zu verbessern, haben wir uns für die Spracherkennungslösung Dragon Medical entschieden und diese eingeführt. Dank dieser Lösung, die auf den neuesten technologischen Innovationen basiert, konnten wir eine Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Verkürzung der Dokumentenübermittlungszeiten feststellen. Im Jahr 2024 sind wir auf die neueste Version Dragon Medical One (DMO) umgestiegen, die Innovationen wie die Bezeichnung der Wirbel für Orthopäden und Orthopädinnen bietet. Heute nutzen neun Abteilungen Dragon Medical, und es sind derzeit 190 Lizenzen im Einsatz», erklärt Frédérique Vincent, Projektleiterin, Abteilung Projekte und Organisation.

Dr. Roma Malval, Chefärztin der Abteilung für Medizinische Onkologie, erzählt uns: «Ich kenne Dragon Medical schon seit vielen Jahren und die neue Version Dragon Medical One ist jetzt noch leistungsfähiger und benutzerfreundlicher. Ich spare viel Zeit bei den Folgevermerken, die ich in die elektronische Patientenakte eintrage. Die Folgeberichte sind die übliche Nachverfolgung des Patienten oder der Patientin für die medizinische und rechtsmedizinische Akte und sind obligatorisch. Wenn ich Dragon nicht hätte, müsste ich sie von Hand schreiben… Da ich den Text direkt per Spracheingabe erstellen kann, spare ich täglich 1 bis 2 Stunden. All dies trägt dazu bei, Überstunden zu reduzieren, und was meine Lebensqualität angeht, kann ich sagen, dass ich weniger müde bin. Ausserdem sind die Notizen von besserer Qualität und ich kann mehr Informationen angeben. Je öfter ich Dragon Medical One benutze, desto mehr entwickelt es sich weiter. Ich füge meinem persönlichen Wortschatz auch einige neue Begriffe hinzu und verbessere so die Qualität. Ich benutze es auch, um meine zahlreichen E-Mails zu verwalten, und auch hier spare ich viel Zeit. Die Konsultationsberichte sind sehr komplex, 20 Minuten für einen neuen Fall – ich korrigiere sie mit Dragon Medical One, das geht viel schneller. Da die Informationen in Echtzeit zirkulieren, dauert die Behandlung der Patienten und Patientinnen weniger lange. Dies ermöglicht auch eine bessere Versorgungsqualität zum Wohle des Patienten oder der Patientin. Als überzeugte Nutzerin sind auch meine Kolleginnen und Kollegen von DMO begeistert. Über den Komfort hinaus ist es auch die Zufriedenheit mit der Qualität, die wir bieten können. Es entsteht ein positiver Kreislauf, der mit Professionalität einhergeht und der Patientin oder dem Patienten eine bessere Versorgung ermöglicht. Ein kleines Extra: Ich freue mich, dass mir ein englisches Profil zur Verfügung steht!»

«Ich verwende Dragon Medical unter anderem, um verschiedene Fälle direkt in Soarian zu dokumentieren und E-Mails an niedergelassene Ärzte oder Ärztinnen zu diktieren, damit diese schnell Neuigkeiten über den Patienten oder der Patientin erhalten, bevor sie den Entlassungsbrief erhalten. Ich verwende auch automatische Einfügungen und Abkürzungen und spare insgesamt 1 bis 2 Stunden pro Tag. Es ist eine wahre Freude, Dragon Medical zu verwenden!», sagt Dr. Lucie Rosset, Assistenzärztin für Innere Medizin.

Dr. Juliette Sananes, stellvertretende Klinikleiterin in der Gynäkologie und Geburtshilfe, hat Dragon getestet und erklärt: «Meine Erfahrungen mit Dragon sind sehr positiv. Die Software ist einfach zu bedienen und erfordert keine spezielle Schulung, um schnell einsatzbereit zu sein. Dank der leistungsstarken Spracherkennung und der Möglichkeit, «Fachbegriffe» zum Vokabular hinzuzufügen, spart diese Software wertvolle Zeit im Arbeitsalltag. Diese Zeitersparnis ist in einem Krankenhausumfeld mit hoher Arbeitsbelastung nicht zu vernachlässigen. Zwischen zwei Operationen kann man schnell das Operationsprotokoll diktieren, bevor man zur nächsten Operation muss. Abgesehen von Operationsprotokollen ermöglicht die Verwendung von Dragon auch ein schnelleres Verfassen von Rezepten, Nachsorgeberichten und Entlassungsbriefen. Insgesamt würde ich sagen, dass diese Software eine Zeitersparnis von etwa zwei Stunden pro Tag ermöglicht, die ich nun für den Kontakt mit den Patienten und Patientinnen statt vor dem Computer nutzen kann.»

Durch den Einsatz von Dragon Medical hat sich auch die tägliche Arbeit der Arzthelferinnen positiv verändert. Ihr Arbeitspensum ist zwar unverändert geblieben, doch sie haben ihre Arbeitsabläufe im Umgang mit medizinischen Dokumenten effizienter und benutzerfreundlicher gestaltet. Christelle Delavy, Verwaltungsleiterin der Abteilung für Gastroenterologie, erklärt: «Die Spracherkennung von Dragon Medical wurde im April 2025 in unserer Abteilung eingeführt, ich kannte die Lösung bereits seit einigen Jahren. Wir sind vier Sekretärinnen und haben uns schnell auf diese neue Art der Zusammenarbeit mit den Ärztinnen und Ärzten eingelassen. Wir öffnen die Briefe und bereiten die Unterlagen für das Ärzteteam vor. Das ist eine flüssige Arbeitsweise, die super funktioniert! Die Neuerung hat die Arbeit für mich interessanter gemacht und mir einen echten Mehrwert verschafft, denn beim Lesen des Dokuments erfahre ich mehr über den Patienten oder die Patientin und kenne so die Akte besser. Letztendlich wird der gesamte Qualitätsprozess gestärkt und fördert auch eine gewisse Empathie für den Patienten oder die Patientin, da ich mir deren Situation und deren Behandlung bewusster und aufmerksamer bin. Manchmal ist der erste Kontakt und die Betreuung der Patientin oder des Patienten sehr wichtig, und dies ermöglicht mir einen persönlichen Kontakt. Ich stelle fest, dass ich mir durch das Lesen des Textes die Daten besser merken kann und sie besser beherrsche als zuvor durch das Tippen. Am Tag der Konsultation diktieren die Ärztinnen und Ärzte oft in Anwesenheit des Patienten oder der Patientin, der Text wird an das Sekretariat weitergeleitet, dort schnell bearbeitet und an den behandelnden Arzt oder die behandelnde Ärztin geschickt. Früher, als noch getippt wurde, dauerte die Erstellung von Berichten sehr lange, mit Dragon Medical sparen wir viel Zeit, das ist entscheidend!»

Ergebnis und Nutzen

Eines der Ziele des HRC war es, die Überstunden der Assistenzärzte und Assistenzärztinnen zu reduzieren. Durch den Einsatz von Dragon Medical konnte ein deutlicher Rückgang beobachtet werden. «Die Dragon-Lösung trug zwischen April und Dezember 2024 zu Einsparungen in Höhe von CHF 155’000.– bei den Überstunden in den Bereichen Medizin, Notfallmedizin, Intensivmedizin und Rehabilitation bei. Sie hat die Überstunden in diesen vier Abteilungen trotz hoher Auslastung, insbesondere zum Jahresende, und teilweise hoher Fehlzeiten um 35% reduziert. Das Überstundenniveau in der Medizin, der wichtigsten Abteilung, liegt im gesamten Jahr 2024 unter dem Niveau von 2022 und 2023. Unsere Assistenzärzte und Assistenzärztinnen sind begeistert von Dragon Medical, da sich ihre Lebensqualität und ihr täglicher Komfort deutlich verbessert haben. In der Inneren Medizin beispielsweise spart ein Assistenzarzt täglich zwei Stunden bei der Verwaltung seiner klinischen Unterlagen. Auch die Chefärztinnen und Chefärzte sind sehr zufrieden, weil sie feststellen, dass die Assistenzärzte und Assistenzärztinnen dank dieser Prozessoptimierung motiviert bleiben, was für das HRC ein sehr wichtiger Faktor ist», sagt Frédérique Vincent, Projektleiterin, Abteilung Projekte und Organisation.

«Wie jedes neue Projekt erforderte auch die Einführung von Dragon Medical die Unterstützung der IT-Abteilung für den Start. Die Lösung wird auf der Voicepoint Cloud gehostet, und durch die Automatisierung der Lizenzvergabe über AD-Gruppen wurde die Bereitstellung des Tools erheblich vereinfacht, da die Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ihrer Funktion und Abteilung klar definiert sind. Da die Assistenzärztinnen und Assistenzärzte alle sechs Monate wechseln, müssen wir nichts weiter tun, wenn der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin einen Arbeitsplatz übernimmt, der bereits mit der Software und dem Diktiermikrofon Speechmike ausgestattet ist. Es ist nicht mehr notwendig, manuell in ein digitales Diktiersystem einzugreifen (Konfiguration von Konten und Datenflüssen) oder Aufgaben zur Wartung der Geräte zu übernehmen. Ausserdem möchte ich die Verfügbarkeit, die Unterstützung, die Freundlichkeit und das Know-how von Voicepoint bei diesem Projekt lobend erwähnen. Alle unsere Kontakte waren sehr professionell, sei es mit dem Projektmanagement, dem Support oder der Logistik», erklärt Gérard Bise, IT-Beauftragter.

Die HRC ist bestrebt, ihre Prozesse weiter zu verbessern, und bleibt offen für neue Lösungen zur KI-basierten Spracherkennung. Voicepoint steht der HRC bei ihren Projekten mit stets innovativen Lösungen zur Seite.