Verwaltung von mobilen Diktiergeräten leicht gemacht

Voicepoint erweitert die „Productivity Tools“-Produktereihe um ein weiteres Enterprise-Tool, den Voicepoint Device Administrator (siehe „Voicepoint Device Administrator in Kürze„). Das Programmpaket ermöglicht die einfache Verwaltung von mobilen Diktiergeräten in Zusammenhang mit dem Diktatmanagementsystem Winscribe.

Aus den Erkenntnissen von grösseren Projekten im Bereich digitales Diktieren konnte eine neue Lösung geschaffen werden, die einfach in der Bedienung und Wartung ist. Ausserdem konnte mit diesem Schritt auch eine herstellerunabhängige Lösung gefunden werden, welche es ermöglicht am selben Standort mehrere verschiedene Geräte von unterschiedlichen Herstellern zu betreiben und trotzdem nicht auf eine zentrale, einheitliche Verwaltung zu verzichten.

Augenmerk Wartung

Der Knackpunkt Wartung konnte mit einem Upgrade-Konzept gelöst werden, mit welchem Server- und Workstation-Software separat auf den neuesten Stand gebracht werden können. In der Praxis sind Datenbankupgrades von Herstellerdatenbanken meist ein sehr aufwändiges Unterfangen und bergen viele verschiedene Risiken. Nichts desto trotz musste beim Erscheinen von neuen Diktiergerätemodellen jeweils ein Datenbankupgrade durchgeführt werden, damit neue Geräte unterstützt werden konnten. Die Device Administrator Datenbank (VPDA) benötigt kein Upgrade von Serversoftware oder Datenbanken bei der Beschaffung von neuen Diktiergeräte-Modellen, sondern kann entsprechend für die neuen Funktionalitäten konfiguriert werden.

Reduzierung der Workstation-Software

Das Productivity-Tool Voicepoint Importer Plus ersetzt im Zusammenhang mit dem Device Administrator den Voicepoint Importer vollständig und stellt so den einfachen Import von Diktaten aus mobilen Diktiergeräten in Winscribe sicher. Das Plus im Produktenamen steht für die neue Funktionalität des Importers, womit jetzt auch Firmware-Updates sowie Konfigurationen für die an der Workstation angeschlossenen Diktiergeräte empfangen und auf die Hardware geladen werden können. Das Aktualisieren der Geräte-Einstellungen und der Diktateimport geschehen ohne Benutzereingriff beim Verbinden eines Gerätes mit dem Computer.

Einfache Migration zu Voicepoint Device Administrator

Bereits bestehende Geräteverwaltungssysteme oder einfach nur bestehende Einstellungen von Diktiergeräten können auf einfachste Art und Weise in Voicepoint Device Administrator übernommen und so in Zukunft mit der neuen Lösung verwaltet werden.

Zukunftsgerichtet mit bewährten neuen Technologien

Für die Eigenentwicklung wurden neueste Technologien wie eine Rich-Web-Administrationsoberfläche und der Datentransfer mittels OData-Services erstellt. Ein spezielles Augenmerk wurde auch auf die Performance des Systems gelegt, indem mit einer Geräte-Datenbank mit über 40‘000 erfassten Geräten entwickelt wurde.

Voicepoint Device Administrator in Kürze

Der Voicepoint Device Administrator ist eine Web-Applikation, welche als Zusatzsoftware auf einem Winscribe Server installiert werden kann. Die Web-Applikation ist auf Kundenwunsch optional auch als Webpart-Anwendung für SharePoint Server erhältlich.

Das Programm ermöglicht die einfache Administration von Diktiergeräten als Selfservice-Portal mit folgenden Funktionen:

• Suche von Autoren und Geräten nach Name, Personalnummer, Abteilung oder Seriennummern
• Autor zu einem Gerät hinzufügen, ändern, löschen
• Abteilungsänderungen um den Diktat-Workflow zu ändern
• Diktiergerät einem oder mehreren Autoren hinzufügen, ändern, löschen
• Diktattypen bzw. Diktatarten dem Gerät hinzufügen, ändern, löschen
• Neue Diktiergeräte mit einer individuellen Basis-Konfiguration ausstatten
• Individuelle Geräteeinstellungen definieren

Mit Ausnahme der individuellen Geräteeinstellungen können alle Zuordnungen vom Endbenutzer selbst oder vom zuständigen Sekretariat vorgenommen werden. Die Geräte-Basiskonfiguration kann einheitlich für alle Geräte oder pro Gerät vom IT-Support erfolgen. Neue Geräte übernehmen diese Basiskonfiguration automatisch, wenn sie das erste Mal über eine Dockingstation angeschlossen werden. Für die Authentifizierung am System wird das Login-System von Winscribe verwendet.

Alle Änderungen werden automatisch beim Verbinden eines Diktiergerätes mit der Dockingstation auf das entsprechende Diktiergerät übertragen.

Für die Synchronisation der Einstellungen mit dem Gerät wird auf den Workstations das Programm Voicepoint Importer Plus verwendet. Es wird keine weitere Zusatzsoftware für die Diktiergeräteverwaltung benötigt. Ausserdem wird für die Aktualisierung der Geräte keine Benutzerinteraktion vorausgesetzt.