Case study – Schweizer Paraplegiker-Zentrum

Patienten freuen sich über schnelle Befunde

Das Schweizer Paraplegiker-Zentrum setzt neue Massstäbe für digitales Diktieren im Krankenhausbereich

Die Schweizer Paraplegiker-Stiftung wurde 1975 gegründet und leistet mit ihren sechs Tochter und zwei Partnerorganisationen Ausserordentliches rund um die Bedürfnisse von Querschnittgelähmten. Insgesamt beschäftigt die Stiftung über 1400 Mitarbeiter und deckt den Bedarf an Dienstleistungen für Paraplegiker von der Unfallstelle über die medizinische Erstversorgung, Rehabilitation bis zur lebenslangen Begleitung und Beratung lückenlos ab.

Ein Teilbereich der Stiftung ist das Paraplegiker-Zentrum in Nottwil – eine private, landesweit anerkannte Spezialklinik für die Erstversorgung und ganzheitliche Rehabilitation von Querschnittsgelähmten. Dort war Herr Dr. André Ljutow, leitender Arzt der Abteilung Schmerzmedizin, einer der Hauptverantwortlichen bei der Einführung und dem Ausbau der digitalen Diktierlösung im Paraplegiker-Zentrum. “Als ich 2004 im Paraplegiker-Zentrum zu arbeiten begann, hat man damals schon erkannt, wie wichtig es ist, die Dokumentationsprozesse elektronisch abzubilden. Speziell in meinem Bereich, der Schmerzmedizin, gibt es viele Unterbereiche, von denen jeder individuelle Anforderungen an die Dokumentation hat“, berichtet Dr. André Ljutow. Mit der Einführung einer elektronischen Akte im Krankenhausinformationssystem (KIS) und einer digitalen Diktierlösung im Jahr 2004 übernahm die Abteilung Schmerzmedizin eine Vorreiterrolle im Paraplegiker-Zentrum. Diktieren wurde bereits damals in das KIS voll integriert und brachte sehr viel Struktur und Sicherheit in die Arbeitsprozesse der Abteilung.

2012 wurde schliesslich die gesamte Klinik auf digitales Diktieren umgestellt. Parallel dazu beschloss die Abteilung Schmerzmedizin einen Schritt weiter zu gehen und gliederte zusätzlich die Nutzung von Spracherkennungssoftware in die Arbeitsabläufe ein. In der Klinik gibt es heute insgesamt 180 Nutzer der digitalen Diktierlösung. Als Eingabegeräte werden das mobile Diktiergerät Philips Pocket Memo und das Diktiermikrofon Philips SpeechMike für das stationäre Diktieren am PC verwendet. „Bei der Einführung des digitalen Diktierens in die Arbeitspraxis ist es wichtig, zu berücksichtigen, dass jeder Mitarbeiter mit einer etwas anderen Arbeitsweise am effizientesten ist. Es gibt einige, die den klassischen Prozess wählen und nur diktieren; erst im Sekretariat erfolgt die Umwandlung der Sprachdatei in Text. Und es gibt auch Nutzer, die Spracherkennung verwenden. Einige Mitarbeiter haben Spracherkennungsraten von 95%. Auf diese Unterschiede in den Arbeitsweisen muss man bei so grossen Projekten eingehen und die entsprechenden Prozesse dafür schaffen“, so Dr. Ljutow.

«Das Arbeiten ist einfach effektiver und produktiver, weil sich jeder auf seine Kernkompetenzen fokussieren kann.»

Dr. André Ljutow, Leitender Arzt der Abteilung Schmerzmedizin

Der Workflow

Die Integration in das KIS ist von Abteilungen zu Abteilung etwas unterschiedlich. Dr. Ljutow gewährt uns einen Einblick in seine Abteilung. Im Krankenhausinformationssystem gibt es eine eigene elektronische Akte für die Abteilung Schmerzmedizin. Diese unterteilt sich wiederum in elf Unterbereiche. In diesen Unterbereichen befinden sich diverse Formulare, die mithilfe der digitalen Diktierlösung ausgefüllt werden können.

Ein Diktat kann direkt im Formular mittels eines Buttons gestartet werden. Daraufhin öffnet sich die Diktiersoftware Winscribe im Hintergrund und es kann in die Maske diktiert werden. Der Voicepoint Importer sorgt gleichzeitig dafür, dass die Diktatdatei richtig zugeordnet wird und sorgt für den richtigen Transfer der Audiodatei im System. Es erfolgt die Kennzeichnung, um welchen Patienten es sich handelt, sowie um welches Formular, welches Feld, und vieles mehr. Aus diesem Formular heraus können in Folge automatisch die benötigten Dokumente durch das Sekretariat erstellt werden. Jene Ärzte der Abteilung Schmerzmedizin, die die Nutzung der Spracherkennungssoftware als Erweiterung der digitalen Diktierlösung bevorzugen, korrigieren ihre Texte selbst. Die Sekretariatsmitarbeiter erstellen im Anschluss unverzüglich die fertigen Textdokumente. Andere Ärzte, die auf Spracherkennung verzichten, diktieren ihre Aufnahmen und die Sekretariatsmitarbeiter übernehmen die Transkription der Audiodateien manuell. „Wie jeder für sich das digitale Diktieren einsetzt, überlasse ich den Ärzten selbst. Manche Ärzte diktieren so gerne, sie verwenden es auch für die Erstellung von E-Mails, PowerPoint- Präsentationen und anderen Dokumenten“, schildert Dr. Ljutow.

Der Umstieg

Bei der Einführung des digitalen Diktierens in der gesamten Klinik setzte man auf Eingabegeräte von Philips. „Die Umstellung auf die neuen Geräte verlief völlig problemlos. Die Integration der Philips Diktiergeräte funktionierte einwandfrei. Wir haben besonders darauf geachtet, dass jene Ärzte, die Spracherkennung verwenden, mit dem Philips SpeechMike ausgerüstet sind, da dieses Gerät die besten Spracherkennungsergebnisse mit der eingesetzten Software Dragon Medical Practice Edition liefert“, so Daniel Dullnig, Project Manager bei Voicepoint AG, zertifizierter Vertriebspartner von Philips Diktierlösungen in der Schweiz. „Die Umstellung auf das neue Diktiergerät war für mich persönlich kaum spürbar. Das Gerät selbst ist sehr ergonomisch gestaltet und in der Anwendung problemlos. In der Kombination mit Spracherkennung gab es schon einen Wow-Effekt, da es unseren Prozess zur Dokumenterstellung auf ein neues Level brachte. Ich bin mit unserer Lösung sehr zufrieden“, berichtet Dr. Ljutow begeistert.

Die wesentlichen Vorteile der Lösung

„Eine wesentliche Veränderung seit der Einführung des voll integrierten digitalen Diktierens ist, dass sich Ausdrucke und Papierverbrauch drastisch verringert haben. Es müssen keine Akten mehr herumgetragen werden und vor allem nicht abgelegt werden. Ausserdem ist die elektronische Verarbeitung weniger fehleranfällig, Daten sind schneller wieder auffindbar und werden sicher verarbeitet. Ganz besonders freuen sich natürlich unsere Patienten, denn die Zeitdauer zwischen Untersuchung und Befundversand wurde wesentlich verkürzt. Das Arbeiten ist einfach effektiver und produktiver, weil sich jeder auf seine Kernkompetenzen fokussieren kann“, erläutert Dr. Ljutow. „Das Schweizer Paraplegiker-Zentrum besitzt eine zukunftsträchtige und stabile Diktierlösung, auf der laufend aufgebaut werden kann. Sie ist voll integriert und mit der Verwendung von Spracherkennung auf einem ganz neuen Level. Solche Installationen setzen definitiv neue Massstäbe im medizinischen Bereich. Dank guter Zusammenarbeit von Kunde, Vertriebspartner und Hersteller ist es uns gelungen, diese hervorragende Lösung zu schaffen“, rundet Reto Heusser, Managing Partner bei Voicepoint AG, ab.