Smartphone ou appareil de dictée — approches pour la prise de décision
Désormais, il est impossible d’imaginer le quotidien médical de beaucoup de médecins sans leur smartphone. Il existe néanmoins une certaine réticence à introduire les smartphones comme instruments de travail à l’hôpital. Les motifs en sont par exemple les questions à résoudre concernant le support et la maintenance, la protection des données ou l’intégration technique des appareils dans l’infrastructure informatique de l’hôpital. Pour les concepts Bring Your Own Device (BYOD) aussi, ces questions restent sans réponse, même si l’on peut voir au moins des premières approches pour établir les smartphones plus simplement et plus rapidement comme instruments de travail et pour améliorer leur acceptation.
Ces dernières années, nous avons accompagné différents hôpitaux pour l’introduction de la dictée numérique avec des smartphones, parfois comme supplément et parfois en remplacement des dictaphones numériques. À ce titre, les critères suivants notamment ont joué un rôle déterminant pour la prise de décisions en faveur des smartphones ou contre ces derniers :
Offre et fonctionnalité
Les fournisseurs leaders en solutions pour la gestion des dictées proposent des applis offrant des fonctions similaires pour les quatre systèmes d’exploitation les plus importants (iOS, Android, Windows Phone 8 et BlackBerry 10). Il n’y a cependant que peu de fournisseurs qui permettent de connecter leurs applis de smartphone à l’Active Directory ainsi qu’au système d’information des cliniques (KIS). Sur ce point, nous voyons les principaux avantages de la dictée avec smartphones, par exemple, dans la possibilité de charger sur le smartphone des données administratives concernant les patients comme les noms, les numéros des patients et les dates de naissance qui peuvent être sélectionnées avant la dictée. On obtient ainsi une meilleure attribution entre la dictée et le patient. Pour quelques solutions, les numéros des cas ou des patients peuvent aussi être scannés par code-barres et on peut ajouter des informations supplémentaires comme des images ou des données géographiques. L’intégration déjà mentionnée avec le KIS reste cependant l’exigence principale, étant précisé que la dictée sera clairement attribuée à un cas et que des confusions et une recherche difficile pourront ainsi être évitées.
Défis et restrictions
Contrairement à ce qui se passait il y a quelques années encore, il existe aujourd’hui différentes installations dans des hôpitaux suisses avec une application intégrée d’applis de smartphone pour la dictée numérique. Nous avons accompagné nos clients pour réaliser différents concepts à ce titre. Cela aussi bien pour la BYOD que pour l’introduction de smartphones qui étaient mis à la disposition par l’hôpital. Au cours de cette opération, certains clients ont remplacé leurs dictaphones par des smartphones, mais la plupart du temps ces derniers sont utilisés comme complément des dictaphones numériques. Il reste à voir si à moyen ou long terme les applis de dictée de smartphone prendront la place des appareils classiques de dictée. Pour le permettre, il faudra résoudre les questions suivantes :
Protection des données
Des doutes justifiés subsistent toujours concernant la protection des données lorsque les données des patients sont chargées sur les appareils mobiles. Un aspect important concernant les autorisations d’accès est l’intégration avec l’Active Directory qui ne requiert pas de logins ou de mots de passe séparés pour les applis. Selon notre expérience, les risques de sécurité sont le motif le plus important pour lequel on renonce à l’introduction de smartphones ou de tablettes.
Infrastructure et frais
Pour des raisons de sécurité, il arrive souvent qu’il ne soit pas possible de transmettre des dictées de l’appli vers le serveur si ce n’est par l’intermédiaire d’un réseau interne ce qui présuppose une disponibilité permanente de l’accès wifi. Or, celui-ci n’est pas encore assuré dans de nombreux hôpitaux, ce qui annule l’utilité des smartphones en tant que dictaphones. Si le transfert des données se fait non seulement à partir du wifi, mais est aussi possible par l’intermédiaire du réseau de portables, il convient de résoudre aussi, outre les critères de sécurité, la question de savoir qui prendra en charge les frais pour la transmission des données.
Intégration des données
Un grand avantage potentiellement important de la dictée au moyen de smartphones réside dans la possibilité d’échanger des données dans les deux sens via le KIS et de clairement attribuer les dictées aux patients concernés. À un rythme prédéfini, les données des patients peuvent par exemple être chargées dans la banque de données des applis à partir du KIS pour chaque clinique ou chaque utilisateur individuellement et être affichées sur les smartphones des utilisateurs autorisés. Une telle intégration présuppose des ressources adaptées qui doivent être fournies à cet effet. D’un autre côté, l’attribution directe de dictées à des données de patients dans les applis pour smartphones ouvre de grandes possibilités pour optimiser le processus.
Enfin, la reconnaissance vocale joue elle aussi un rôle pour la dictée par smartphone ou par tablette. Les technologies de reconnaissance vocale s’améliorent d’année en année, mais la qualité d’enregistrement d’un smartphone ne correspond pas tout à fait à celle d’un microphone optimisé pour la reconnaissance vocale.
Conclusion
En conclusion, l’utilisation d’applis de dictée a clairement augmenté pendant les dernières années en dépit des réserves susmentionnées. Les possibilités d’optimisation de la procédure de la dictée par l’intégration de la dictée et des données du patient, le mode d’emploi simple ainsi que l’idée du « All in One » des smartphones sont des arguments en leur faveur. Cependant, des défis concernant la protection des données et l’infrastructure subsistent toujours et les fournisseurs de solutions de gestion des dictées, d’un coté, et les hôpitaux, de l’autre, doivent les résoudre. On verra dans les années à venir si des applis peuvent s’établir entièrement comme une alternative aux dictaphones numériques classiques.